마법과도 같은? 파워포인트(PPT) 파일 크기 줄이는 방법 총정리!

파워포인트 파일에는 보통 사진, 영상, GIF 이미지 파일 등이 많이 들어갑니다. 이 때문에 파일 용량이 커져 작업하는데 불편함이 발생하는 일이 많습니다.

파일 용량이 커지는만큼 디스크 공간도 많이 차지하고, 이메일의 첨부 파일 제한 용량을 넘어서는 경우도 자주 있습니다. 클라우드 파일 저장 공간을 통해 파일을 공유할 때도 인터넷 연결 상태나 속도에 따라 파일 업로드나 다운로드 과정이 지연되어 전체 작업 속도가 느려질 수 있습니다.

보다 편리하게 작업하려면 파워포인트 파일 크기를 일정 수준 이하로 조절해 주는게 좋겠죠. 파워포인트 파일 용량을 줄이는 데는 여러 가지 방법이 있습니다. 핵심은 불필요한 정보를 제거하거나 압축하는데 있습니다.

이미지 편집 전문 프로그램에서 이미지 편집

파워포인트에는 이미지를 편집하는 기능이 있지만, 이렇게 하면 부가 정보가 사라지지 않고 남습니다. 예를 들면, 색상이 있는 사진에 흑백 효과를 적용하더라도 화려한 색상의 원본 사진은 사라지지 않고 내부에 남습니다. 프레젠테이션에 있는 이미지 수가 많을수록 불필요한 부가 정보도 쌓입니다.

이미지에서 편집하거나 변경할 부분이 있으면 먼저 이미지 편집 프로그램에서 수정하거나 변경한 이후에 프레젠테이션에 삽입해주는 편이 좋습니다. 개인적으로는 페인트 닷넷이라는 프로그램을 추천드리며, 픽슬러라는 이미지 편집 웹사이트도 추천합니다.

별도의 이미지 편집 프로그램을 사용하는게 번거롭게 느껴지신다면 파워포인트에서 이미지를 수정하거나 편집할 시 불필요한 부가 정보를 남기지 않도록 할 수 있습니다.

1. 파일 > 정보를 클릭합니다.

2. 프레젠테이션 검사 부분의 “문제 확인”을 클릭합니다.

3. “문서 검사” 항목을 선택합니다.

4. 문서 검사 창에서 적어도 다음 항목이 체크 되어 있는지 확인해 주세요.

* 메모, 수정 내용 추적 데이터, 잉크

* 문서 속성 및 개인 정보

* 보이지 않는 슬라이드 내부 내용

5. 검사 버튼을 누릅니다.

6. 검사가 끝나면 “모두 제거” 버튼을 클릭하여 이미지 편집 과정에서 남은 불필요한 부가 정보를 제거하세요.

이미지 압축

이미지는 파워포인트 파일 용량이 증가하는 가장 큰 원인입니다. 내부의 이미지를 압축하는 기능이 있다면 좋지 않을까요? 이를 위해 파워포인트에서는 내부의 모든 이미지를 압축하거나 가장 용량이 큰 이미지만 압축하는 기능을 제공하고 있네요.

1. 파일 탭을 클릭한 다음 다른이름으로 저장 항목을 선택하세요.

2. 파일을 저장하고자 하는 위치를 지정한 다음 파일 저장 창에서 저장 버튼 옆에 있는 “도구” 항목을 클릭합니다.

3. “그림 압축”을 선택합니다.

4. 그림 압축 창에서 원하는 해상도를 선택합니다. 프로젝터 등에 연결하여 발표하기에는 웹(150ppi) 항목이 가장 적합합니다. “잘려진 그림 영역 삭제 항목”을 꼭 선택해 주세요.

5. 마지막으로 확인 버튼을 클릭합니다.

프레젠테이션에서 특정 이미지만 압축하고 싶은 경우:

1. 압축하고자 하는 이미지를 클릭하여 선택합니다.

2. “그림 서식” 메뉴 아래에 있는 “그림 압축” 버튼을 클릭합니다.

3. 전자메일(96ppi) 항목을 선택합니다.

4. “잘려진 그림 영역 삭제”가 체크 되어 있는지 꼭 확인해 주세요

5. 확인 버튼을 누릅니다.

이미지를 붙여 넣기 할 때에는

프레젠테이션에 이미지를 Ctrl+C, Ctrl+V키를 눌러 붙여넣기 하거나 드래그하여 끌어다 놓는 방식으로 삽입할 경우 해당 이미지는 내부 형식이 PNG 또는 BMP로 변경됩니다. 이 두 파일 형식은 동일한 이미지의 JPG 보다 용량이 큽니다.

파워포인트의 삽입 메뉴에서 “그림 버튼”을 눌러 이미지를 삽입하세요.

이렇게 하면 원본 형식을 유지할 수 있어 조금이라도 더 용량을 줄일 수 있습니다.

글꼴 포함 옵션 끄기

글꼴 포함 옵션을 켜면 프레젠테이션에서 다른 곳에서는 볼 수 없는 독특한 서체를 사용할 수 있게 됩니다. 하지만 해당 서체가 프레젠테이션 디자인상 꼭 필요한 것이 아니라면 이 옵션을 끄고 윈도우의 표준 서체를 사용하는 것이 더 나을 수 있습니다.

1. 파일 탭을 클릭한 다음 맨 아래쪽에 있는 “옵션” 항목을 클릭합니다.

2. 옵션 창에서 저장 탭을 클릭한 다음 “파일의 글꼴 포함 항목”을 체크해제하고 확인 버튼을 클릭해 주세요.

동영상은 이렇게

프레젠테이션을 다른 사람과 공유할 필요가 없다면 동영상을 프레젠테이션에 포함 시키지 않고 외부의 영상을 연결하는 방식으로 용량을 줄일 수 있습니다. 삽입 메뉴에서 “비디오 버튼”을 클릭하고 원하는 위치에 있는 영상을 삽입하세요.

미디어 압축

파일 크기를 최대한 줄 수 있는 마지막 방법은 ‘미디어 압축’ 기능을 활용하는 것입니다.

1. 파일 > 정보를 클릭합니다.

2. 미디어 크기 및 성능 부분의 “미디어 압축” 버튼을 클릭합니다.

3. 적합한 품질 수준을 선택합니다. 대부분의 경우 HD(720p) 정도면 충분하리라 생각합니다.

4. 원하는 품질 수준을 선택하면 압축 과정이 시작됩니다.

발표를 위해 파워포인트 프레젠테이션을 만들 때마다 큰 파일 용량이 부담이었다면, 앞서 소개한 방법을 활용해 PPT 파일 크기를 몰라볼 정도로 줄여 보시기를 바랍니다. 공유하거나 저장하여 휴대하기에도 더 쉽고, 마음의 부담도 훨씬 덜 수 있겠네요.